• Drs Couleur & Connection

La gestion des impayés, spécial Orthodontie



Les impayés sont malheureusement monnaie courante, et ce dans tous les corps de métiers, qu’ils soient médicaux ou non. Les cabinets d’orthodontie, de part les sommes importantes qui sont parfois à débourser, n’y échappent pas.

Le site Information-dentaire a dédié un article entièrement consacré à la gestion des impayés, en tentant de répondre à 3 questions : Quelles sont les solutions pour éviter les impayés, comprendre les raisons de l’impayé et comment effectuer les relances.

A la première question, quelles sont les solutions pour les éviter, Information-dentaire émet plusieurs recommandations. Rigoureusement mis en place, elles devraient permettre de réduire significativement les impayés au cabinet. Bien expliquer le traitement et les coûts engendrés à l’aide d’un devis clair, est le premier des conseils. Détailler le traitement, les montants mais aussi les remboursements prévus par la sécurité sociale. Demander systématiquement d’envoyer la copie des devis à la mutuelle afin de connaître exactement le coût réel du traitement pour le patient. Aussi, prévoir un échéancier des différents moments de règlements ainsi que des montants correspondants permettra au patient de mieux anticiper, et conserver une copie signée au sein des dossiers protégera le cabinet en cas de contestation du patient.

A la question de comprendre les raisons des impayés, plusieurs hypothèses sont décrites au sein de l’article. D’abord, les patients mauvais payeurs : certes minoritaires, ils sont facilement reconnaissables par le manque de nouvelles du jour au lendemain, l'absence de réponse aux appels téléphoniques… seule solution : un protocole de relance. Ensuite, les patients en difficulté financières. Ici, la clé pour gérer reste la communication, l’empathie et la possibilité de revoir l’échéancier pour s’adapter au mieux.

Enfin, l’article se penche sur les questions pratiques : comment relancer un patient qui ne paye pas ? Le plus facile : créer un protocole de relance, à l’aide de courriers types correspondants et d’un journal d’appels à passer.

Exemple de protocole de relance des impayés : Un premier appel téléphonique ou un message laissé sur le répondeur, demandant un rendez-vous avec le patient. 2,3 jours après, un nouvel appel à un moment différent de la journée, toujours dans le but de placer un rendez-vous de règlement. Sans nouvelles au bout d’une semaine, envoyer un courrier type qui reprendra l’ensemble des montants à régler et les dates d’échéances, avec règlement immédiat. Sans nouvelles 15 jours plus tard, un nouveau courrier sera envoyé, avec demande de règlement sous 2 semaines, envoyée par lettre recommandée. Enfin, sans nouvelles du patient, son dossier sera alors remis au service contentieux dès la date butoir passée.

La relance des impayés demande beaucoup de rigueur et doit être effectué avec soin. L’archive de toutes les notifications permettra ainsi au cabinet de se protéger.

Prenez connaissance de cet article sur le site Information-dentaire et apprenez ainsi à gérer au mieux vos impayés !


13 vues

REJOIGNEZ-NOUS !

  • Facebook - White Circle
  • Twitter - White Circle
  • LinkedIn - White Circle
  • YouTube - White Circle

 Couleur & Connection - Mentions légales